Электронный архив документов

Организация электронного архива документов предполагает реализацию комплексной системы электронных данных. Это дает возможность должным образом хранить документы в течение долгого времени. Чтобы электронный архив нормально функционировал, СЭД должна отвечать нескольким условиям. Она обязана поддерживать структуру архива компании, классифицировать документы и определять срок их хранения. Все это должно проводиться согласно установленным нормативам. Чтобы обеспечить архиву конфиденциальность и целостность, следует разграничить права доступа к документам. Сама система должна быть надежной и стабильной.

Электронный архив перед применением обязан доказать свою состоятельность. Три года назад «ДоксВижн», корпорация Microsoft и компания-партнер Syntellect провела тестирование решения, ранее разработанного специально для банка ВТБ24. Это был электронный архив документов, созданный на основе Docsvision и Microsoft SQL Server 2008 R2. По результатам тестирования специалисты подтвердили, что такой архив способен выдержать высокие нагрузки и может применяться для построения такового в любой крупной компании.

Платформа Docsvision 5 стала базисом для традиционного электронного документооборота. С ее помощью создается система управления документами, бизнес-процессами. Она включает основные технологии, а также базовые объекты для хранения информации и доступа к ней, обеспечивающие пользователю простой и понятный интерфейс для работы с информационными данными. Пользователь может осуществлять поиск, просмотр, модификацию информации и выстраивать работу с ней.

Главным клиентским компонентом Docsvision считается Навигатор Пользователя. Он предоставляет доступ ко всем содержащимся объектам. Для удобства работы с документами карточки группируются в папки, благодаря чему хранение документов осуществляется по установленным в компании правилам. Карточки являются формами для регистрации документов. В каждой организации они могут отличаться. Но разрабатываются они, как правило, на основе базовых объектов системы электронных данных.