Принципы работы с электронными документами

На сегодняшний день электронное делопроизводство становится всё более распространенным. И это неудивительно, потому что при работе с электронными документами любая фирма получает очень большое количество преимуществ. Во много раз ускоряются темпы работы, становится намного меньше бюрократии, не говоря уже о том, что найти документ на компьютере намного проще, чем в шкафу, когда имеется куча бумаг, которыми всё завалено. Когда старые документы хранятся на компьютере - они, по крайней мере, никому не мешают, не занимают физически места и не мешают работать с документами новыми. Наконец, и отправка по электронной почте является бесплатной, не требует соблюдения большого количества формальностей и совершается мгновенно. Так что можно не сомневаться, что если ваша фирма перейдет на электронный документооборот, то у вас будет намного меньше проблем, и эффективность работы с документами во много раз возрастет. Так что можно не сомневаться в том, что переход на такой формат работы - это исключительно верное решение, которое уже приняли большое количество различных фирм и организаций.

Правда, если у вас начинает использоваться электронный документооборот, то это означает, что вам нужно позаботиться о том, чтобы каждый договор, каждый счет-фактура были защищены от подделок. А чтобы это обеспечить, нужно предпринять большое количество усилий. Во-первых, возможно, вам понадобится создать специальную выделенную линию для передачи важных документов, потому что практика показывает, что передача файлов напрямую через интернет может оказаться достаточно опасной. Кроме того, есть специальные программы, которые позволяют ставить элементы защиты на документы - в частности, подписи и печати, чтобы можно было не сомневаться в их подлинности. Используя специальные программы, можно добиться того, что ваши документы, отправленные через интернет, будут иметь такую же юридическую силу, как и бумажные документы. Даже более того, потому что практика показывает, что подделать электронный документ сложнее.

Наконец, вам важна защищенность от хакерских атак и вирусов, поэтому лучше всего не забыть поставить хороший антивирус и обратиться к специалистам, которые помогут вам максимально защитить все свои базы данных от любых неприятностей и шпионов.